Was kostet individuelle Software? Die Preise nach Projektgröße

Individuelle Software kostet bei uns ab 3.900 € für ein klar abgegrenztes Pilot-Modul und ab 11.900 € für eine Komplettlösung mit mehreren Modulen, Rollen und Schnittstellen. Wo nach Aufwand gerechnet wird, liegt unser Stundensatz bei 79 €/h, laufende Betreuung beginnt bei 119 €/Monat. Das ist die Kurzantwort. Auf dieser Seite steht, wie sich diese Beträge zusammensetzen, was sie nach oben treibt und wann ein Festpreis eine gute Idee ist – und wann er dich Geld kostet.

Individualsoftware-Kosten nach Projektgröße

Die Frage „Was kostet individuelle Software?“ ist so beantwortbar wie „Was kostet ein Haus?“ – nämlich nur mit Größenordnungen. Hier sind unsere, netto und als Startpunkt zu lesen:

Dazwischen liegt der Bereich, in dem die meisten Projekte tatsächlich landen: ein Pilot plus zwei, drei Bausteine. Deren Preise stehen einzeln fest:

In der Komplettlösung sind Rollen, eine Schnittstelle und Automatisierungen bereits enthalten – deshalb ist sie günstiger als die Summe der Einzelbausteine.

Zwei Beispiele, durchgerechnet

Klein: Excel-Ablösung für ein Team. Eine Auftragsliste, die heute in einer Tabelle lebt, wird eine Anwendung, in der fünf Leute gleichzeitig arbeiten. Ein Modul, eine Nutzergruppe, die alten Daten ziehen mit um.

• Pilot-Modul: ab 3.900 €
• Übernahme der bestehenden Excel-Daten: ab 690 €
• Summe: ab 4.590 €, danach optional 119 €/Monat Betreuung

Mittel: Auftragsabwicklung mit Kundenportal. Angebot, Auftrag, Lieferung und Rechnung laufen in einer Anwendung; Kunden sehen ihren Status in einem geschützten Bereich; die Warenwirtschaft bekommt die Daten automatisch.

• Komplettlösung inklusive Rollen, einer Schnittstelle und Automatisierungen: ab 11.900 €
• Zweite Schnittstelle, etwa zur Buchhaltung: ab 1.900 €
• Übernahme der Altdaten: ab 690 €
• Summe: ab 14.490 €, danach 119 €/Monat Betreuung

Diese Rechnungen sind bewusst als Zusammensetzung dargestellt, nicht als Pauschale. Genau so entsteht auch dein Angebot: aus Bausteinen, die du einzeln nachvollziehen und einzeln streichen kannst.

Festpreis oder nach Aufwand? Wann Individualsoftware kalkulierbar wird

Das ist die eigentliche Frage hinter der Preisfrage – und die, bei der die meisten Anbieter ausweichen. Unsere Antwort ist unbequem, aber sie spart dir Geld:

Festpreis funktioniert pro Etappe, nicht pro Software. Wenn der Umfang eines Schritts klar beschrieben ist – dieses Modul, diese Felder, diese eine Schnittstelle –, dann können wir dafür einen Festpreis nennen und zu ihm stehen. Genau deshalb hat unser Pilot einen festen Einstieg ab 3.900 €.

Ein Festpreis für „die ganze Software“ ist meistens ein Trick, und zwar zu deinen Lasten. Die Logik dahinter ist simpel: Niemand kann seriös beziffern, was ein noch nicht durchdachtes System kostet. Wer es trotzdem tut, rechnet einen Risikopuffer ein – 30, 50, manchmal 100 Prozent. Tritt das Risiko nicht ein, hast du den Puffer bezahlt. Tritt es ein, beginnt der Streit darüber, ob eine Anforderung „schon im Angebot enthalten“ war. In beiden Fällen zahlst du für Unsicherheit statt für Software.

Nach Aufwand ist fair, aber nur mit Deckel. 79 €/h ist ehrlich, weil du für gebaute Software zahlst und nicht für einen Puffer. Ohne Vereinbarung wird das aber zur offenen Rechnung. Deshalb koppeln wir Aufwand immer an eine Obergrenze pro Etappe: Wir sagen vorher, in welchem Rahmen sich ein Schritt bewegt, und melden uns, bevor dieser Rahmen gerissen wird – nicht danach.

So wird Individualsoftware kalkulierbar: nicht durch eine große Zahl am Anfang, sondern durch kleine, feste Etappen, nach denen du jedes Mal neu entscheidest. Wie dieser Ablauf konkret aussieht, steht im Artikel Individualsoftware entwickeln lassen.

Was den Preis nach oben treibt – fünf Faktoren mit Zahl

Nicht die Technologie bestimmt den Preis. PHP, Laravel oder etwas anderes ändert an der Rechnung erstaunlich wenig. Was den Ausschlag gibt, sind diese fünf Dinge – und zu vier davon können wir dir direkt einen Betrag nennen:

1. Funktionsumfang. Der größte Hebel, mit Abstand. Zwischen „ein Ablauf“ und „alle Abläufe“ liegen bei uns 3.900 € und 11.900 € – also ungefähr Faktor drei. Jede Funktion muss durchdacht, gebaut, getestet und später gewartet werden; die vierte kostet mehr als die erste, weil sie mit den drei anderen zusammenspielen muss.
2. Schnittstellen: ab 1.900 € je System. Der am häufigsten unterschätzte Posten. Nicht wegen der Technik, sondern wegen der Fälle dahinter: Was passiert, wenn das andere System offline ist? Wenn es einen Datensatz ablehnt? Wenn zwei Systeme dieselbe Stammdatennummer verschieden schreiben? Mehr dazu in API-Schnittstellen: Systeme verbinden.
3. Nutzerrollen und Rechte: ab 1.400 €. Solange alle alles dürfen, ist es einfach. Sobald der Vertrieb keine Einkaufspreise sehen darf und der Außendienst nur seine eigenen Kunden, wird aus einer Liste ein Berechtigungsmodell – und das zieht sich durch jede einzelne Ansicht.
4. Automatisierungen: ab 1.400 €. Ein Ablauf, der ohne Zutun läuft, muss auch dann noch richtig entscheiden, wenn niemand hinschaut. Das ist mehr Denkarbeit als Tipparbeit.
5. Datenübernahme: ab 690 € für bestehende Excel-Daten. Der Preis hängt weniger an der Menge als am Zustand. Saubere Tabellen ziehen schnell um. Gewachsene mit Dubletten, vier Datumsformaten und einer Spalte „Bemerkung“, in der eigentlich drei Informationen stehen, brauchen einen Bereinigungsschritt davor.

Was übrigens nicht teurer macht, als viele annehmen: die Anzahl der Nutzer. Ob zehn oder zweihundert Leute mit der Anwendung arbeiten, ändert am Entwicklungsaufwand wenig – anders als bei Lizenzmodellen, wo genau das die Rechnung treibt.

Laufende Kosten: 119 €/Monat und was darin steckt

Der Kaufpreis ist nur die halbe Wahrheit. Software ist kein Möbelstück, sie altert – Frameworks bekommen neue Versionen, Sicherheitslücken werden bekannt, PHP-Versionen laufen aus dem Support. Was du also einplanen solltest:

• Betreuung ab 119 €/Monat. Darin stecken Updates von Framework und Abhängigkeiten, Sicherheitspatches, Monitoring, Backups im Blick behalten, Fehlerbehebung und ein fester Ansprechpartner, der dein Projekt kennt.
• Hosting. Nicht bei uns, sondern bei deinem Anbieter – für eine interne Anwendung reden wir hier über einen zweistelligen Monatsbetrag, keinen großen Posten.
• Weiterentwicklung nach Bedarf: 79 €/h. Das ist kein Pflichtposten, aber ein realistischer: Software, die genutzt wird, erzeugt Wünsche.
• Lizenzgebühren: keine. Der Code gehört dir. Das ist der Unterschied zu einer Abo-Lösung, deren monatliche Rechnung mit deinem Wachstum mitsteigt.

Warum das kein optionaler Luxus ist, haben wir in Software-Wartung: warum sie wichtig ist aufgeschrieben. Kurzfassung: Die teuersten Projekte sind die, bei denen drei Jahre lang niemand hingeschaut hat.

Was kostet der Markt? Eine ehrliche Einordnung

Damit du unsere Zahlen einordnen kannst: Stundensätze für Individualentwicklung liegen im deutschsprachigen Raum weit auseinander. Freelancer bewegen sich grob ab 80 €, spezialisierte Agenturen mit Vertrieb, Projektleitung und mehreren Ebenen dazwischen liegen deutlich darüber – dreistellige Sätze sind dort die Regel.

Unsere 79 €/h liegen bewusst am unteren Rand. Nicht, weil wir weniger können, sondern weil bei uns niemand dazwischensitzt: Du sprichst direkt mit dem Entwickler, der den Code schreibt. Was du dafür nicht bekommst, sagen wir genauso ehrlich – kein Team, das ein Projekt in drei Monaten durchstemmt, und keine Rufbereitschaft rund um die Uhr. Wenn du das brauchst, bist du bei einer größeren Agentur richtig, und wir sagen dir das im Erstgespräch.

Wann sich Individualsoftware nicht rechnet

Der Abschnitt, den du auf Agenturseiten selten findest. Es gibt klare Fälle, in denen wir abraten:

• Eine Standardlösung deckt 90 Prozent ab. Dann kostet dich das fehlende Zehntel als Eigenentwicklung mehr, als es dich als Workaround je kosten wird. Die vollständige Abwägung steht in Standardsoftware oder Individualsoftware.
• Der Prozess ist noch nicht stabil. Wenn sich der Ablauf gerade jeden Monat ändert, bauen wir gegen ein bewegliches Ziel. Erst den Prozess klären, dann digitalisieren.
• Der Nutzen ist kleiner als 3.900 €. Wenn der Handgriff, um den es geht, im Jahr zehn Stunden kostet, ist die Rechnung eindeutig – und wir sagen sie dir.
• Niemand im Haus ist zuständig. Ein Projekt ohne Ansprechpartner, der den Prozess wirklich kennt und Entscheidungen treffen darf, wird teuer. Nicht wegen der Entwicklung, sondern wegen der Warteschleifen.

Wir verdienen an diesen Empfehlungen nichts. Aber wir verdienen langfristig mehr an Kunden, die nicht in ein Projekt gelaufen sind, das sich nie rechnen konnte.

Fazit: Was kostet individuelle Software für dich?

Zwischen 3.900 € für einen ersten sinnvollen Schritt und 11.900 € plus Bausteine für eine durchgängige Lösung – das ist der Korridor, in dem sich die meisten Projekte bewegen, mit denen Unternehmen zu uns kommen. Der Weg zu deiner eigenen Zahl führt nicht über eine Preisliste, sondern über zwei Fragen: Welcher eine Ablauf kostet dich heute am meisten? Und was ist dieser Ablauf dir wert?

Du hast eine Vorstellung von deinem Vorhaben und willst wissen, in welchem Rahmen es liegt? Stell dir im Paket-Konfigurator in fünf Minuten eine unverbindliche Spanne zusammen – oder erzähl uns direkt davon. Im kostenlosen Erstgespräch nennen wir dir eine ehrliche Größenordnung, auch wenn sie „das lohnt sich für dich nicht“ lautet. Was individuelle Software bei uns umfasst, siehst du auf der Leistungsseite.

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