„Sollen wir eine fertige Software kaufen oder etwas Eigenes bauen lassen?“ – diese Frage stellt sich früher oder später fast jedes Unternehmen. Die ehrliche Antwort lautet: Es kommt darauf an. Aber worauf genau? Hier ist eine Entscheidungshilfe ohne Verkaufsmasche.
Das Wichtigste in Kürze
- Kernantwort: Es kommt auf deinen Prozess an – Standard für Verbreitetes, Individuell für deinen Wettbewerbsvorteil.
- Standardsoftware: sofort verfügbar und günstig, aber deine Abläufe müssen sich der Software anpassen.
- Individualsoftware: passt genau und gehört dir, kostet aber mehr Anfangsinvestition und Zeit.
- Faustregel: Passt eine fertige Lösung zu mindestens 90 %, nimm sie – sonst lohnt sich Eigenes.
Die Gegenüberstellung auf einen Blick
| Standardsoftware | Individualsoftware | |
|---|---|---|
| Verfügbarkeit | sofort einsetzbar | etwas mehr Zeit bis zum Start |
| Kosten am Anfang | vergleichsweise günstig | höhere Anfangsinvestition |
| Kosten auf Dauer | Lizenz pro Nutzer und Monat, dauerhaft | einmalige Investition, danach Wartung |
| Prozess-Passung | deine Abläufe richten sich nach der Software | die Software richtet sich nach deinen Abläufen |
| Umfang | oft hundert Funktionen, von denen du fünf nutzt | genau das, was du brauchst |
| Anpassbarkeit | im vorgesehenen Rahmen, danach Workarounds | jederzeit, weil der Code dir gehört |
| Abhängigkeit | vom Anbieter, seiner Roadmap und seinen Preisen | von deinem Entwickler – Code und Daten bleiben deine |
| Eigentum & Pflege | Anbieter pflegt, du bist gebunden | der Code gehört dir und wächst mit |
Die Tabelle beantwortet die Frage aber nur zur Hälfte. Interessant wird es dort, wo beide Spalten für denselben Prozess plausibel aussehen – dazu weiter unten die 90-%-Regel.
Was ist Standardsoftware? Definition und Beispiele
Standardsoftware ist fertig entwickelte Software, die ein Anbieter an viele Kunden verkauft. Sie ist für einen typischen Anwendungsfall gebaut, nicht für deinen. Genau daraus ergeben sich alle ihre Vor- und Nachteile.
Beispiele, die in fast jedem Unternehmen laufen: Buchhaltungsprogramme wie DATEV oder Lexware, CRM-Systeme wie HubSpot oder Salesforce, Office-Pakete, Warenwirtschaftssysteme von der Stange, Shopsysteme wie Shopware in der Grundinstallation.
Der Gegenbegriff ist Individualsoftware: Software, die für ein Unternehmen und dessen Abläufe entwickelt wird. Dazwischen liegt ein breites Feld – Standardsoftware mit tiefen Anpassungen, Plugins, Schnittstellen. In der Praxis landen die meisten Unternehmen genau dort.
Vorteile und Nachteile von Standardsoftware – ehrlich gewogen
Wir bauen Individualsoftware. Trotzdem raten wir regelmäßig davon ab, und zwar aus diesen Gründen:
Was für Standardsoftware spricht. Sie ist sofort verfügbar – kein Projekt, kein Konzept, du buchst und legst los. Sie ist am Anfang deutlich günstiger. Der Anbieter pflegt sie, kümmert sich um Updates und Gesetzesänderungen. Und sie ist erprobt: Was bei tausend anderen Kunden funktioniert, funktioniert wahrscheinlich auch bei dir. Für Buchhaltung, Lohnabrechnung oder klassisches CRM ist das fast immer die richtige Wahl.
Was dagegen spricht. Standardsoftware bringt ihre eigene Logik mit. Deine Abläufe müssen sich anpassen, nicht umgekehrt. Solange du dich im vorgesehenen Rahmen bewegst, merkst du davon nichts. Sobald du davon abweichst, beginnt die Zeit der Workarounds – Excel-Listen daneben, Daten doppelt pflegen, Prozesse, die „man halt so macht". Du zahlst außerdem dauerhaft pro Nutzer, auch für Funktionen, die du nie öffnest. Und du bist an eine Roadmap gebunden, die jemand anders schreibt: Wenn der Anbieter eine Funktion einstellt, die Preise anhebt oder verkauft wird, hast du keine Stimme.
Der Punkt, den Anbieter selten erwähnen: Der Nachteil zeigt sich nicht beim Kauf, sondern nach zwei Jahren – wenn die Workarounds zur Gewohnheit geworden sind und niemand mehr rechnet, was sie kosten.
Wann Individualsoftware die bessere Wahl ist – und wann nicht
Maßgeschneiderte Software dreht das Verhältnis um: Sie richtet sich nach deinen Abläufen. Du bekommst genau das, was du brauchst – nicht mehr und nicht weniger – und der Code gehört dir.
Der Preis dafür: eine höhere Anfangsinvestition und etwas mehr Zeit bis zum Start. Dafür bremst dich keine fremde Logik aus, und die Software wächst mit deinem Unternehmen.
Sie lohnt sich, wenn der Prozess dein Wettbewerbsvorteil ist, wenn mehrere Systeme nicht miteinander reden, oder wenn die Handarbeit rundherum messbar Zeit frisst. Sie lohnt sich nicht, wenn der Prozess verbreitet ist und eine fertige Lösung ihn ordentlich abdeckt – dann zahlst du für Eigenentwicklung, ohne etwas zu gewinnen. Das sagen wir auch im Erstgespräch, wenn es so ist.
Die 90-%-Regel: gilt pro Prozess, nicht pro Firma
Die gängige Faustregel lautet: Passt eine fertige Lösung zu mindestens 90 %, nimm sie. Die Regel ist gut – sie wird nur fast immer falsch angewendet, nämlich auf das ganze Unternehmen.
Frag nicht: „Passt dieses ERP zu 90 % zu uns?" Diese Frage hat keine brauchbare Antwort, weil sie zwanzig sehr unterschiedliche Abläufe zu einer Zahl verrührt. Frag stattdessen pro Prozess: Passt es für die Buchhaltung? Für die Angebotserstellung? Für die Disposition?
Typisches Ergebnis: Bei sechs von acht Prozessen liegt die Antwort bei 95 % oder mehr. Bei einem liegt sie bei 40 % – und das ist ausgerechnet der, mit dem du dein Geld verdienst.
Daraus folgt keine Grundsatzentscheidung, sondern eine Aufteilung: Standard bleibt, wo er passt. Für den einen Prozess, der nicht passt, entsteht etwas Eigenes. Wer stattdessen das ganze System austauscht, weil ein Achtel nicht passt, zahlt für sieben Achtel Neubau ohne Gegenwert.
Die einfache Entscheidungshilfe
Stell dir drei Fragen:
- Ist der Prozess Standard oder dein Wettbewerbsvorteil? Standard → Standardsoftware. Dein USP → Individuallösung.
- Passt eine fertige Lösung zu mindestens 90 %? Wenn ja, nimm sie. Wenn du täglich gegen sie ankämpfst, nicht.
- Was kostet der Status quo? Rechne aus, wie viel Zeit manuelle Workarounds und Insellösungen jeden Tag fressen.
Oft zeigt schon die dritte Frage die Antwort. Wenn ein umständlicher Prozess täglich eine Stunde kostet, summiert sich das übers Jahr auf rund 250 Arbeitsstunden – Geld, das sich anders investieren ließe.
Was passt zu dir?
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Ist der Prozess Standard oder dein Wettbewerbsvorteil?
Der Mittelweg: Standard behalten, Lücke ergänzen
Ein häufiger Denkfehler: Man glaube, sich zwischen „alles fertig kaufen“ und „alles selbst bauen“ entscheiden zu müssen. In der Praxis ist die beste Lösung oft eine Mischung – etwa Standardsoftware für die Buchhaltung, ergänzt um ein individuelles Tool, das genau deine Besonderheit abbildet und die Systeme verbindet.
Das ist auch die günstigste Variante. Eine Schnittstelle zwischen zwei Systemen, die bisher nicht miteinander reden, liegt bei uns ab 1.900 €. Ein erster eigener Baustein für den einen Prozess, der nicht passt, beginnt ab 3.900 €. Beides ist ein Bruchteil dessen, was der Austausch einer gewachsenen Systemlandschaft kostet – und du behältst, was funktioniert.
Genau dabei beraten wir dich ehrlich: Wo eine fertige Lösung reicht, sagen wir es. Wo sich Eigenes lohnt, zeigen wir dir, wie ein sinnvoller erster Schritt aussieht – klein anfangen, statt alles auf einmal zu bauen.
Du bist dir unsicher, was für dich das Richtige ist? Erzähl uns von deinem Prozess – wir geben dir eine ehrliche Einschätzung.
Häufige Fragen
Standardsoftware oder Individualsoftware – was ist besser?
Das hängt an deinem Prozess. Ist er Standard – Buchhaltung, klassisches CRM, Office –, nimm eine fertige Lösung. Ist der Prozess dein Wettbewerbsvorteil oder kämpfst du täglich gegen die Software an, lohnt sich Individualsoftware. Eine gute Faustregel: Passt die fertige Lösung zu mindestens 90 Prozent, nimm sie.
Wann lohnt sich Individualsoftware wirklich?
Wenn deine Abläufe von der Logik der Standardsoftware abweichen und dich Workarounds täglich Zeit kosten. Rechne einmal aus, was der Status quo kostet: Ein umständlicher Prozess von einer Stunde am Tag summiert sich übers Jahr auf rund 250 Arbeitsstunden – Geld, das sich anders investieren lässt.
Ist Individualsoftware teurer als Standardsoftware?
Am Anfang ja – du zahlst eine höhere Anfangsinvestition und brauchst etwas mehr Zeit bis zum Start. Dafür entfällt die Miete für hundert Funktionen, von denen du fünf nutzt, der Code gehört dir und die Software wächst mit deinem Unternehmen statt dich auszubremsen.
Kann ich Standardsoftware und Individualsoftware kombinieren?
Ja, und das ist in der Praxis oft die beste Lösung. Ein häufiger Denkfehler ist, sich zwischen alles kaufen und alles selbst bauen entscheiden zu müssen. Sinnvoll ist meist die Mischung: Standardsoftware für die Buchhaltung, ergänzt um ein individuelles Tool, das deine Besonderheit abbildet und die Systeme verbindet.